Penggunaan analisis swot dalam audit

BAB II

PEMBAHASAN

A.   Pengertian SWOT

Analisa SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisa ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats).

Menurut Johnson (1989) dan Bartol (1991), SWOT adalah perangkat umum yang didesain dan digunakan sebagai langkah awal dalam proses pembuatan keputusan dan sebagai perencanaan strategis dalam berbagai terapan.

1.        Strenghts (S)

Mencerminkan kekuatan yang dimiliki oleh media. Dalam kasus SINDO tetap eksis dengan banyaknya persaingan media yang juga berkualitas. Inilah yang dimiliki SINDO yang memiliki segmen pasar sendiri. Kekuatan lainnya adalah adanya dukungan dari masyarakat dan pemerintah yang  loyal.

Begitu juga dengan media yang lain, kekuatan yang paling mencolok adalah kekuatan nilai berita yang berbeda dan mempunyai segmen pasar tersendiri pula. Selain itu, media tersebut juga telah memiliki jaringan dan infrastruktur yang luas mencakup segenap wilayah tanah air sehingga memudahkan untuk melakukan ekspansi dan penetrasi pasar.

2.       Weaknesses (W)

Mencerminkan kelemahan yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Dalam kasus media SINDO kelemahan yang dimiliki adalah nilai dari beritanya. Begitu pula dengan media yang lainnya, juga memiliki kelemahan baik itu kelemahaan dari strategi pemasaran maupun  dari  system. Hal ini boleh jadi merupakan titik lemah ketika selera masyarakat baik itu masyarakat menengah kebawah maupun menengah keatas.

3.        Opportunities (O)

Mencerminkan peluang yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Dalam kasus media,  peluang yang mereka miliki adalah jumlah penduduk di seluruh wilayah Indonesia yang sangat besar dan ini merupakan pasar yang potensial untuk pemasaran media.

Dalam kasus Koran SINDO, karena ini adalah media  baru maka peluang yang  dimiliki adalah kebutuhan masyarakat yang membutuhkan informasi yang kritis dan informasi yang sesuai dengan faktanya. Dan permintaan masyarakat yang tinggi akan produk yang berkualiatas.

4.     Threats (T)

Mencerminkan ancaman potensial yang dihadapi oleh suatu perusahaan. Dalam kasus media, pada dasarnya semua perusahaan baik itu perusahaan besar maupun perusahaan kecil memiliki ancaman. ancaman yang paling potensial bagi media pada umumnya adalah apabila system pemerintah yang berubah-ubah, bagaimana jika fungsi media dikembalikan kembali pada masa pemerintahan yang otoriter. Pembatasan iklan pada media tentu akan sangat berdampak negatif pada perusahaan dan pemasaran media. Selain itu, ancaman lainnya adalah kurangnya minat masyarakat dalam membaca akan manfaat yang akan didapat.

B. Penggunaan Analisis SWOT

Penggunaan analisa SWOT digunakan  untuk memperoleh strategi bisnis dalam pengelolaan TI yang menjadi dasar dalam penentuan  IT Goals dan control process utama.  Analisis SWOT didapatkan berdasarkan wawancara dan observasi dengan pihak terkait serta berdasarkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pengelolaan TI yang terdapat pada Institusi. Berdasarkan hasil tersebut maka dilakukan pemetaan dari strategi bisnis yang didapatkan dari analisa SWOT dengan IT Goals dan control process yang berkaitan. 

C. Analisis SWOT

Secara umum, analisis SWOT pada tiap media massa dapat dilakukan, seperti yang diterangkan dibawah ini:

a. Strengths (Kekuatan / Kelebihan)

Ø  Tersedianya dan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.

Ø  Tersedianya undang-undang pers.

Ø  Tersedianya fasilitas sarana dan prasarana media massa.

Ø  Adanya promosi yang dapat dilakukan.

b. Weaknesses (Kelemahan/Kekurangan)

Ø  Pelayanan terhadap masyarakat.

Ø  Mutu/ kualitas sebagian Sumber Daya Manusia (SDM).

Ø  Belum optimalnya fungsi pers.

Ø  Kurangnya kepedulian pihak swasta terhadap pers.

c. Opportunities (Peluang /Kesempatan)

Ø  Adanya partisipasi dan dukungan masyarakat.

Ø   Adanya dukungan pemerintah.

Ø  Adanya dunia usaha/industri yang bersedia bekerjasama.

Ø  Kebutuhan masyarakat terhadap informasi.

d. Threats ( Ancaman)

Ø  Perilaku dan budaya masyarakat yang kurang mendukung kerja media.

Ø  Masih adanya krisis ekonomi yang melemahkan kemampuan masyarakat secara finanasial.

Ø  Belum mempunyai dukungan dari pemerintahan  yang otoriter

Ø  Image sebagian Masyarakat bahwa media tidak menjanjikan masa depan yang lebih baik.

Analisis SWOT merupakan salah satu analisis pilihan (strategic choice) yang sudah sangat populer. Dalam bahasan ini, analisis SWOT akan digunakan sebagai instrument analisis yang dapat memkaiinstrumen lain yang lebih sesuai atau memadai dengan lokus-lokus yang telah di tentukan dalam simulasi.

Uji kekuatan dan kelemahan pada dasarnya merupakan audit internal tentang seberapa efektif performa institusi. Sementara peluang dan ancaman berkonsentrasi pada konteks eksternal atau lingkungan tempat sebuah institusi beroperasi.

Analisa SWOT bertujuan untuk menemukan aspek-aspek penting dari hal-hal tersebut di atas: kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Tujuan pengujian ini adalah untuk memaksimalkan kekuatan, meminimalkan kelemahan, mereduksi ancaman dan membangun peluang.

Aktivitas SWOT dapat diperkuat dengan menjamin analisa tersebut berfokus pada kebutuhan pelanggan dan konteks kompetitif tempat  beroperasi. Ini adalah dua variable kunci dalam membangun atau mengembangkan strategi jangka panjang institusi. Strategi ini harus dikembangkan dengan berbagai metode yang dapat memungkinkan institusi mampu mempertahankan diri dalam menghadapi kompetisi serta mampu memaksimalkan daya tariknya bagi para pelanggan.

Jika pengujian tersebut dipadukan dengan pengaduan visi dan nilai, maka akan ditemukan sebuah identitas yang berbeda dari para pesaingnya. Begitu sebuah identitas disitingtif mampu dikembangkan dalam sebuah perusahaan, maka karakteristik mutu dalam perusahaan tersebut akan menjadi lebih mudah diidentifikasi. Kemudian perlu adanya suatu strategi yang dapat meningkatkan kualitas, penjualan, ataupun tingkat kepercayaan masyarakat.

Strategi pada hakekatnya adalah perencanakan (planning) dan manejemen (management) untuk mencapai suatu tujuan. Namun, untuk mencapai tujuan tersebut, strategi tidak berfungsi sebagai peta jalan yang hanya menunjukkan arah saja, tetapi harus menunjukkan bagaimana taktik operasionalnya.

Tidak ada strategi yang terbaik bagi suatu perusahaan sebab setiap perusahaan harus menyusun strategi menurut kompetensi inti yang dipunyai untuk mencapai tujuan. Bahkan dalam suatu perusahaan, strategi yang berbeda dibutuhkan untuk perusahaan yang dimiliki agar unggul dalam persaingan. Menurut Kotler dan Amstrong (1996) ada tiga strategi bersaing untuk menang adalah :

a.         Kepemimpinan biaya rendah

Disini perusahaan bekerja keras untuk mencapai biaya produksi terendah untuk sehingga dapat menetapkan harga lebih rendah ketimbang pesaingnya dan berhasil merebut pangsa pasar yang lebih besar dari pesaingnya.

b.         Diferensiasi

Disini perusahaan memusatkan perhatian pada penciptakan line product dan program pemasaran berbeda sehingga akhirnya muncul sebagian pemimpin pasar.

c.          Fokus

Disini perusahaan memusatkan perhatiannya pada usaha melayani beberapa segmen pasar yang baik dan bukan mengejar seluruh pasar.

Perusahaan yang melakukan dengan baik salah satu strategi diatas  kemungkinan akan memperoleh kinerja yang baik. Dan strategi yang lain yang dapat dilakukan juga dapat dengan strategi-strategi SWOT :

-            Strategi SO

Strategi ini dibuat berdasarkan lembaga, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya.

-            Strategi ST

Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman.

-            Strategi WO

Strategi diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.

-            Strategi WT

Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defisit dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman. Tidak ada satu cara terbaik untuk melakukan analisa SWOT. Yang paling utama adalah membawa berbagai macam pandangan/perspektif bersama-sama sehingga akan terlihat keterkaitan baru dan implikasi dari hubungan tersebut.

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Analis Sistem dan Programmer

Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai serta mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-aspek bisnisdan teknologi komputer). Nama lainnya: system designer, business analyst, systemconsultant, system engineer, software engineer, sistem analyst programmer, informationsystem engineer.

Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentuberdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis (lebih memahami teknologi komputer).

Tugas dan tanggung jawab Sistem analis:

a.       Tanggung jawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan.

b.      Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya.

c.       Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar.

d.      Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem, programer tetapi juga pemakai sistem dan manajer.

Programmer:

a.       Tanggung jawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer.

b.      Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.

c.       Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program.

d.      Pengetahuan dan keahlian analis sistem. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut sangatdiperlukan bagi seorang analis sistem yang baik.

A.    Pengetahuan dan keahlian analis sistem

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :

a.       Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemograman komputer.

·         Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahlian dalam menggunakan komputer. 

·         Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya.

b.      Pengetahuan tentang bisnis secara umum

Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan, maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan, perilaku organisasi, kebijaksanaan perusahaan danaspek-aspek bisnis lainnya.

1.2  Siklus Hidup sistem (System Life Cycle)

1.      General Systems Life Cycle (GSLC)

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada semua sistem, baik sistembiologis, fisikal, sosial ataupun sistem lainnya. Adapun fase-fase tersebut terbagidalam empat fase, yaitu:

a. Development (introduction)

b. Growth

c. Maturity

d. Deterioration (decline)

2.      Information Systems Life Cycle (ISLC)

Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada sistem informasi.Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu :

a. Systems Development (Design)

b. Systems Implementation

c. Systems Operation (Maintenance)

d. Systems Obsolescence

3.      System Development Life Cycle (SDLC)

SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkahdari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan utama, yaitu:

a. Analysis

b. Design

c. Implementation

Setiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose) dan hasilkegiatannya (deliverable).

3.3    Kebutuhan Analisis (Requrements Analysis) dan Metode Kebutuhan

Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu:

a.       Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.

b.      Menggambarkan sistem informasi yang ideal.

c.       Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan memperhatikan kendala sumber daya.

d.      Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai kedalam team pengembangan sistem.

Tahap Requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis sistemdengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik. Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.

Metode Kebutuhan Analisis

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires, observation, procedure analysis, dan document survey.

3.4  Analisis dan Desain Sistem

Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program. Pengetahuan dan keahlian analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut sangatdiperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :

a.       Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemograman komputer.

b.      Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahliandalam menggunakan komputer.

c.       Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkatkeras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya.

d.      Pengetahuan tentang metode kuantitatip dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakanmetode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic programming, regresion, network, decision tree, trend, simulation.

e.       Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil. Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut.

f.       Ahli berkomunikasi dan membina hubungan. Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

g.      Memahami metodologi pengembangan sistem informasi Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akan membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan daripemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.